Huishoudelijk reglement

Artikel 1           Definities

a. In dit huishoudelijke reglement wordt onder de afkorting HKV verstaan: Heemkundevereniging Houthem-Sint Gerlach, als bedoeld in artikel 1 van de statuten.
b. Onder bestuur wordt verstaan het bestuur van Heemkundevereniging Houthem-Sint Gerlach.
c. Onder leden worden verstaan leden van Heemkundevereniging Houthem-Sint Gerlach als bedoeld in artikel 4 van de statuten.
d. Onder vrijwilligers worden verstaan vrijwilligers als bedoeld in artikel 8 van dit reglement.
e. Onder statuten wordt verstaan de statuten van de HKV zoals deze per 29 maart 1994 luiden.
f.  Onder ANBI wordt verstaan Algemeen Nut Beogende Instelling, zoals bedoeld in artikel 6.33 Wet inkomstenbelasting 2001.

Artikel 2           Leden

a. De HKV houdt van alle leden een ledenadministratie bij, waarin minimaal wordt op genomen: naam, voorletters, adres, datum van aan- en afmelding en e-mailadres(sen) en een eventuele status als vrijwilliger.
b. Voor de communicatie met de leden is de ledenadministratie bindend.
c. De registratie wordt door de HKV voor géén ander doel gebruikt dan voor de doelstellingen van de HKV.

Artikel 3           Contributie

a. Jaarlijks worden betalingsherinneringen verzonden aan leden die hun contributie over afgelopen jaar/jaren nog niet hebben betaald.
b. Jaarlijks zullen medio november/december verzoeken voor betaling van de contributie van het komende jaar naar de leden worden verstuurd eventueel inclusief een rekening over achterstallige contributie met het verzoek deze binnen een termijn van zes weken na dagtekening van de rekening te voldoen.
c. Bij niet of niet tijdige betaling van de contributie volgt een royement na twee schriftelijke of via e-mail verstuurde betalingsherinneringen ofwel na een achterstand in de contributie van drie jaren, in overeenstemming met artikel 6, lid 4 van de statuten.
d. Bij aanmelding als lid op of na 1 oktober is geen contributie meer verschuldigd over het jaar van aanmelding.

Artikel 4           Jubilea van leden van de HKV

Bij 25, 40, 50 of zelfs 60-jarig lidmaatschap van een lid zal de HKV op de jaarlijkse algemene ledenvergadering daar op gepaste manier aandacht aan geven.

Artikel 5          Jubilea van verenigingen

a. De HKV kan op uitnodiging acte de présence geven op recepties bij gelegenheid van ‘kroonjaren’, bijvoorbeeld 25, 40, 50 jaar, etc.
b. Afhankelijk van de jubilerende vereniging wordt een passend cadeau aangeboden.

Artikel 6           Algemene ledenvergadering; voordracht kandidaat-bestuursleden

Kandidaten kunnen met inachtneming van het bepaalde in artikel 8 van de statuten worden voorgedragen aan de algemene ledenvergadering tot veertien dagen voor de vastgestelde datum van de algemene ledenvergadering. De oproeping van de ledenvergadering maakt hiervan melding.

Artikel 7           Werkgroepen

a. Het bestuur kan werkgroepen samenstellen. Ten minste een bestuurslid maakt deel uit van iedere werkgroep.
b. Van de instelling, samenstelling en taak van een werkgroep doet het bestuur mededeling in het verenigingsblad ’t Sjtegelke.

Artikel 8           Vrijwilligers

a. Onder vrijwilliger wordt verstaan een lid van de HKV die met het bestuur van de HKV een (mondelinge of schriftelijke) vrijwilligersovereenkomst heeft gesloten waarin de wederzijdse rechten en verplichten zijn besproken en/of vastgelegd.
b. Als vrijwilliger wordt ook beschouwd degene die op de datum van inwerkingtreding van dit huishoudelijk reglement reeds als vrijwilliger door het bestuur was geaccepteerd.
c. De vrijwilliger kan aanspraak maken op een fiscaal onbelaste vrijwilligersvergoeding in overeenstemming met de vastgestelde fiscale wet- en regelgeving.
d. Voorzitter en secretaris van het bestuur zijn samen bevoegd om een lid als vrijwilliger aan te merken of te ontslaan.
e. Het besluit tot ontslag van een vrijwilliger wordt niet genomen zonder dat betrokkene tevoren is gehoord door voorzitter en secretaris van het bestuur.

Artikel 9           Vergoeding van kosten en uitgaven ten behoeve van de HKV

a. Alle kosten en uitgaven die ten behoeve van de HKV of voor de uitvoering van de doelstellingen van de HKV zijn gemaakt, komen, na overleg c.q na goedkeuring van het bestuur, voor vergoeding in aanmerking.
b. Naast het overleggen van een gespecificeerde opgave dienen de kosten en uitgaven als bedoeld onder letter a gestaafd te worden met bewijsstukken/betalingsbewijzen.

Artikel 10           Verenigingsblad

Om onder meer te voldoen aan artikel 2, lid d van de statuten geeft de HKV in principe tweemaal per jaar het verenigingsblad ’t Sjtegelke uit, eenmaal medio mei/juni en eenmaal medio november / december.

Artikel 11           Tarieven adverteerders en sponsors

Het bestuur stelt de tarieven vast, deze kunnen jaarlijks aangepast worden middels indexering.
Het bestuur heeft de volgende tarieven vastgesteld:

a. Vermelding van naam als sponsor in ’t Sjtegelke: €  15,00 per jaar.
b. Advertentie in ’t Sjtegelke, hele pagina A5:          € 100,00 per jaar.
c. Advertentie in ’t Sjtegelke, halve pagina A5:         €  50,00 per jaar.
d. Advertentie in ’t Sjtegelke, kwart pagina A5:        €  25,00 per jaar
e. Adverteerders op website (met logo/doorlinken):   €  25,00 per jaar

Artikel 12           Richtlijnen voor het gebruik van de collectie van de HKV

a. De collectie van de HKV bestaat uit:
- publicaties, artikelen, krantenknipsels, en andere verzamelingen
- foto’s, dia’s, video’s, films, prenten en schilderijen
- computerbestanden
- bidprentjes en overlijdensadvertenties
- archivalia (originelen, kopieën of replica)
- vaandels, vlaggen
- gebruiksvoorwerpen, werktuigen, e.d.
- enz.

b. De HKV stimuleert het gebruik van deze materialen en gegevens door leden en/of geïnteresseerden en stelt het verenigingslokaal daarvoor op verzoek open.
Leden van het bestuur houden toezicht en helpen de gebruikers bij het zoeken naar gegevens.
c. Het in het verenigingslokaal aanwezige materiaal wordt niet uitgeleend. Het is wel toegestaan ter plekke gegevens en foto’s te scannen/fotograferen en of te kopiëren met ter plekke aanwezige apparatuur. Het (laten) maken van kopieën buiten het verenigingslokaal wordt door leden van het bestuur verzorgd.
d. Het bestuur van de HKV stelt de hoogte van de vergoedingen voor het maken van reproducties, kopieën, e.d. vast. Deze vergoeding bestaat uit minimaal de kostprijs met een opslag voor de HKV.
e. Bij gebruik van gegevens uit deze collectie is toestemming van het bestuur nodig. Ook kunnen afspraken gemaakt worden over een vergoeding aan de HKV en is bronvermelding verplicht.
f. In eerste instantie stimuleert en propageert de HKV publicaties onder auspiciën van de HKV.

Artikel 13           Vergaderingen

a. Bestuursvergaderingen vinden tweemaandelijks plaats met uitzondering van de maanden juli en augustus.
b. Indien nodig of wenselijk is het altijd mogelijk extra bestuursvergaderingen te beleggen.
c. De algemene ledenvergadering wordt jaarlijks medio maart/april gehouden.
d. Buitengewone ledenvergaderingen kunnen worden gehouden op verzoek van de leden, geregeld in artikel 15 van de statuten.

Artikel 14           Excursies

Indien het vervoer bij een excursie wordt geregeld middels carpooling, ontvangen de bestuurders van de auto’s een vergoeding van de HKV.

Artikel 15           Onkostenvergoeding voor presentatoren

Indien de presentator van een lezing, diavoorstelling, e.d. geen vergoeding vraagt voor zijn activiteit, dan wordt namens de HKV een blijk van waardering aangeboden.

Artikel 16           Geheimhouding

a. De leden van het bestuur van de HKV, evenals geraadpleegde deskundigen, zijn verplicht tot geheimhouding van alle zaken die zij in hun hoedanigheid vernemen en waarvan het bestuur tot geheimhouding heeft besloten dan wel betrokken commissie en/of werkgroep geheimhouding heeft opgelegd of waarvan zij het vertrouwelijke karakter moeten begrijpen. Het te betrachten voornemen tot geheimhouding wordt zoveel mogelijk vóór de behandeling van de betrokken aangelegenheid overeengekomen. Het bestuur dat met betrekking tot bepaalde onderwerpen tot geheimhouding heeft besloten, stelt daarbij tevens vast, welke schriftelijk of mondeling verstrekte gegevens onder de geheimhouding vallen en hoe lang deze dient te duren, evenals of er personen zijn ten aanzien van wie de geheimhouding niet in acht behoeft te worden genomen.
b. De onder lid a bedoelde verplichting geldt niet tegenover hen die ten gevolge van een eventueel rechterlijke opdracht zijn belast met een onderzoek naar de gang van zaken binnen de vereniging.
c. De plicht tot geheimhouding vervalt niet door de beëindiging van het lidmaatschap van het bestuur van de vereniging of van de betrokken commissie en/of werkgroep noch door beëindiging van de werkzaamheden van de betrokkene in de vereniging of de commissie en/of werkgroep.

Artikel 17           Slotbepalingen

a. In alle zaken waarin de statuten en het huishoudelijke reglement niet voorzien, beslist het bestuur.
b. Dit huishoudelijke reglement is vastgesteld bij besluit van de algemene ledenvergadering van 6 maart 2012.
c. Dit reglement kan worden aangehaald als huishoudelijke reglement HKV.